Her sektörde raporlama ve içeriği son derece önemli konuma gelmiştir. Özellikle bilgisayar kullanımının atması, corona virüs olaylarının hızlı yayıldığı şu dönemde home office (evden çalışma) faaliyeti önem kazanarak raporlamanın önemini iyice arttırmıştır.
Raporlamanın amacı, üst yönetime bilgi sunmak, iş ve faaliyetler hakkında bildirimde bulunmak, işletme personeli hakkında görüş bildirmek, gösterdikleri performans, ise bağımlılığı gibi konuları sunmak, Pazar veya diğer konularda gösterilen faaliyetlerin analizi ve verimliliği hakkında, tüm personelin değerlendirmesini yapmak, iş seyahatinde yapılan ziyaretler hakkında fikir bildirmek için yapılan faaliyettir. Rapor, sözlü ya da yazılı olarak uygulanabilir ama genelde yazılı rapor daha geçerlidir ve gerektiğinde bilgi için kullanılabilir. Rapor yazmak herhangi bir şekilde değil, birtakım kurallar dahilinde oluşturulur. Özellikle satış elemanları ve diğer personel rapor yazım kurallarını bilmekle mükelleftir. Ayrıca rapor, işin türüne göre üst yönetim tarafından benimsenen yöntem dahilinde istenebilir.
RAPOR OLUŞTURMA KURALLARI
*Raporu hazırlayan eleman raporun içeriği hakkında bilgi sahibi olmalıdır.
*Raporun konusu net olmalı ve kayda değer bilgiler vurgulanmalıdır.
*Rapor hazırlanmadan önce raporun içeriği hakkında yeterli bir araştırma yapılmalıdır.
*Rapor yazmanın bir amacı mutlaka vardır. Yazım amacına uygun çözüm üretecek içeriğe sahip olmalıdır.
*Raporda yazılan bilgiler bağımsız ve tarafsız olmalı, yorun gerektiren durumlarda fikir beyan edilmelidir.
*Rapor, bilimsel içeriğe sahip ise, bilimsel temellere dayandırılmalıdır.
*Raporda herhangi bir iddia veya ispat gerektiren bilgi mevcutsa mutlaka ispat edilmelidir.
*Rapor, belli kurallar dahilinde yazım kurallarına uygun olarak yazılmalıdır.
*Zamanın değeri dikkate alınarak gereksiz bilgiler rapora yazılmamalıdır.
*Rapor, her zaman açık ve net bilgiler içermelidir. Dolaylı bilgiler kullanılmaz.
*Raporun altında raporu yazanın adı, soyadı, görevi ve imzası mutlaka olmalıdır.
*Rapor yazan kişi, değerlendirme sırasında cevap veremeyeceği bilgilerden kaçınmalıdır.
RAPOR YAZMA KURALLARI
Rapor yazımı gerek özel sektörde gerek kamu kuruluşlarında belli kurallar dahilinde olmalıdır.
*Raporlama teknikleri
Raporlamada ilk belirlenmesi gereken rapor konusudur. Okuyacak kesim belirlendikten sonra, bilgiler ve kaynaklar toplanır. Toplanan bu bilgiler ve kaynaklar analiz edilerek, veriler sınıflandırılır ve belirli bir fotam oluşturulur. Daha sonra rapor yazma kurallarına riayet ederek rapor yazılır. Rapor, okuycuya fikir verebilecek kısa ve öz ifadelerden oluşmalıdır
*Rapor yazmadan önceki kavramlar
-Raporun amacı nedir?
-Rapor sorun çözme amaçlı mıdır veya öneri sunmak amaçlı mıdır?
-Raporun türü ve kurumu hangisidir?
-Rapor kime veya kimlere sunulacaktır?
-Raporu değerlendirecek kişi veya kişilerin konu hakkında yeterli bilgiye sahip midir? Buna göre rapor hazırlanırken bir takım bilgi ve açıklamalara yer verilecek midir?
-Rapor yazan kişinin konu hakkında sorusu varsa cevabını nasıl ve nerede alacağı
*Raporlama teknikleri
-Raporlama yapılırken cevap bekleyen sorular ön planda tutulur.
-Rapor içeriğinde nesnel veriler ve öznel fikirler bir arada sunulmalı, veriler yazıldıktan sonra yorum gerekirse yapılmalıdır.
-Bazı raporların tümü nesnel içerikli olabilir. Yorumlar, kesinlikle kaynak belirterek yapılmalıdır. Özellikle bilimsel raporlarda kaynak belirtilir.
-Raporda kullanılan dil, okuyucunun anlayacağı şekilde sade olmalı, okuyucuyu sıkıntıya sokmamalıdır.
-Rapor, kesinlikle amacının dışına çıkmamalıdır.
-Rapor arşivleneceği unutulmamalı, arşivlenecek bilgileri içermelidir.
-Rapor özetlenerek sunulmalıdır.
-Raporun ilk bölümünde, içindekiler ve kısaltmalar bilgisi olmalıdır.
-Raporlar giriş, gelişme, sonuç şeklinde kompozisyon kurallarına uyularak yazılmalıdır.
-Raporda öncelikle durum bilgisi öncelikle yazılmalıdır. Daha sonra öneriler ve çözüm yolları şeklinde devam etmelidir.
-Rapor sonunda değerlendirme ve sonuç kısmı yer almalı bu bölümde önemli noktalar özet olarak yazılmalıdır.
-Rapor detaylı ve teknik bilgiler içerikli ise, raporun sonuna dizin eklenmelidir. Okuyucu, aradığı bir konuya kolayca ulaşabilmelidir.
*Rapor yazıldıktan sonra imla kuralları, yazım hataları vb. yönünden tekrar gözden geçirilmelidir.
*Rapor, imla ve Türkçe yazılım kurallarına uygun olarak yazılmalıdır.
*Raporda grafik veya şekiller varsa açıklamalı olmalıdır.
*Raporda uzun cümleler yerine kısa ve net cümleler kullanılmalıdır.
*Raporlar uzman kişilerce hazırlanmalıdır.
Kaynak: https://asistanakademi.com/raporlama-teknikleri
Saygılarımla
ZAFER ÖZCİVAN
