İşletmelerin yaşamsal faaliyetlerini sürdürebilmesi, karlılıklarını arttırabilmesi, büyüme sağlayabilmesi için tedarik sürecini iyi yönetmek ve verimli şekilde değerlendirmek gerekir. Bu kural gerek üretim gerekse ticari işletmeler için son derece önemlidir. Üretim işletmeleri için tedarik fonksiyonu, hammadde, yarı mamul gibi üretim gereçlerinin temin edilip bunların üretime hazır halde tutulmasıdır. Ticari işletmeler için ise tedarik fonksiyonu iştigal konusu ürünlerin zamanında temini demektir.
Tedarik, hammadde, yarı mamul gibi üretim ihtiyaçlarının veya faaliyet konusu ürünlerin istenilen kalitede, optimal miktarda, en ekonomik koşullarda ve zamanında satın alınmasını kapsar.
Ticari bir işletmeyi örnek alarak konuya daha da açıklık getirelim;
*Satın alacağımız malın kalitesi: En başta gelen koşullardan biridir. Öncelikle satılacak malın kalitesine kendimiz güvenmeli ve inanmalıyız. Kalitesiz, ayıplı mal satın alındığında müşteriden geri dönecek, bu da işletmenin güvenilirliğini kaybetmesine, müşteri ile olan ilişkilerinin olumsuz gelişmesine daha da ötesi yüksek ihtimalle maddi zararlara yol açmasına sebep olacaktır.
*Tedarikçi işletmenin istikrarı: Bir ticari işletme ürün satışı sırasında müşterilerine öncelikle malın arkasında durduğunu, temin konusunda zamanında elde edilebileceğini, talep çoğalması veya özel isteklerin oluşması halinde problem yaşanmayacağını ve diğer tedarik sürecindeki gelişmeleri anlatmak ve belki de garanti vermek zorundadır. Ticari ilişkiler güvene dayalı olarak gerçekleşeceğinden verilen veya verilecek sözler çok önemlidir. Bu bağlamda işletme tedarikçilerinden aldığı güvenceleri hedef kitlesine aktaracaktır ki iş birliği uzun vadeli ve güvenilir olabilsin. Aksi taktirde iş birliği kısa süreli olacaktır ve hem işletme hem de müşteri için zaman kaybından başka bir şey değildir.
*Tedarik süresi: İşetmelerde en önemli tedarik fonksiyonlarından biri de ürün temininin zamanında yapılmasıdır. Çünkü zincirleme olarak tedarik bir bütündür. Bayi müşterisine, müşteri de son tüketiciye ürün satarken zamanını belirtmek zorundadır. Belirtilen süreçte ürün ilgili yerlere ulaşamadığı taktirde satış koşulları değişebilir ve hatta sipariş iptalleri yaşanabilir.
*Satın alınan ürünün en ekonomik koşullarda tedarik edilmesi ve fiyat istikrarı: Hiçbir işletme ürün fiyatını kendisi belirleyemez. Fiyatın belirlenmesi hedef kitlenin kabullenmesi ile mümkün olacaktır. Dolayısıyla uzun vadeli plan ve program yaparak istikrarlı bir fiyat oluşturmak her işletmenin işlevidir. Ürünü bir defa veya kısa süreli ederinin altında satın almak işletmeye kar sağlamaz. Önemli olan uzun vadeli satış planı yaparak hedef kitleye güven verebilmektir.
*Tedarikçi firmanın ekonomik gücü: Her işletme iş birliği yapacağı firmanın güçlü olmasını, kendisine gerektiği zaman destek olmasını, zaman içinde oluşabilecek olumsuzluklara karşı hazırlıklı olmasını bekler ve ister. Bu da ancak maddi gücün kullanılması ile mümkün olabilir. İşte bu sebeple tedarikçi firmaların gerektiğinde gücünü paylaşmasını gerektirecektir. Örneğin rakiplerin değişen tutumları karşısında alacağı tedbirler ve çözüm süreçleri neler olabilir? Piyasanın değişen koşullarına ayak uydurabilir mi irdelenmelidir.
İşletmeler genel olarak tedarik departmanlarında kariyer yedeklemesi yapmak durumundadır. Çünkü yukarıda da anlatmaya çalıştığım gibi satış yapabilmek için gerekli ve yeterli stoklarınızın bulunması veya en hızlı şekilde tedarik edilmesi işin olmazsa olmaz kuralıdır. Bu bağlamda tedarik görevlilerinin işletmeye bağımlılığı ve uzun süre aynı görevde kalmaları esartır. Ancak zorunlu hallerde görev değişimi olması durumunda üretim veya satış fonksiyonlarının aksamadan yürümesi gerekir. Bunun için de işletmelerde yedek personel her dönem bulundurulmalıdır.
İşletmelerde tedarik konusu ürünler her zaman aynı kalmaz ve kalmaması gerekir. Çünkü büyüyen bir işletme üretim çeşitlerini çoğaltmak, yeni ürün fizibilitesi yapmak veya bazı tedarik ettiği malları kendisi üretmek gibi değişik seçenekler süreklilik arz eder. Ticari işletmelerde ise satışa konu olan ürünler teknolojiye uygunluk, ürün fonksiyonlarının değişimi, satışa konu olan malların sürekli artan çeşitleri ayrı bir araştırma konusudur.
Genel olarak araştırmaların yapılması AR-GE departmanları vasıtası ile yapılır. Ancak mali konular tedarik sürecinin kontrolündedir.
Saygılarımla
ZAFER ÖZCİVAN
Ekonomist
